Safety is an Attitude

Happy New Year!!!

After a longer-than-expected holiday season I'm back in the blog with more thoughts about Safety and Human Factors. I will like to thank everyone that takes the time to read this blog and specially those who send their feedback. I really appreciate that.

Well, this week topic is about safety, and the way everyone processes that concept in their own mind. We all know the definition of safety, or have some hint about it, but safety goes far beyond concepts and definitions, and have a lot more to do with attitudes we take in unsafe or risky conditions. ICAO on its 9859 document "Safety Management System Manual" defines safety in this attitude and behavior oriented way:

"The state in which the risk to harm to persons or damage to property is reduced to, and maintained at or below, an acceptable level through a continuing process of hazard identification and risk management".

So safety is not a crude concept, it requires action. I like to highlight that this definition mentions "a continuing process...", letting us know that we need to be aware, all the time, and that safety requires dedication and integration of my mental processes in the task I'm about to do. That is known as situational awareness, and is exactly what we need to understand in order to maintain an acceptable level of safety within our organization.

It's also important to understand that hazards have to be identified on a daily basis, because they are unique to every operation, and this is maybe the most important part of safety. We can't rely on hazards that have been already identified, and we have to learn that safety requires a continuos search for new hazards and threats that rise in our operation. The best sources to identify them, and be aware of, are Safety Reports, so is very important for the organization to have an efficient an reliable report system in order to transmit what the operational personnel see and identifies.

And finally, once new threats and hazards are identified we need to move forward and modify or establish procedures to manage the risk. And managing the risk also requires a lot of action because is a very dynamic process, and we need to maintain continuous vigilance in order to ensure proper establishment of this procedures. We also have to understand that procedures are dynamic and need to be continuously adjusted to work properly.

So next time you think about safety don't stop on just a definition, and think that you need to take action and go beyond your imagination in a creative an dynamic process, because safety is only maintained with positive and proactive attitudes that lead us into a safe behavior.

Creating a Just Culture

One of the main pillars of safety are safety reports of errors and hazards from operational staff. Without these reports the system can not move towards the goal of becoming predictive, and without that predictivity SMS efficiency is not optimal. Clearly, each operator must design a safe and efficient reporting system, maintaining the confidentiality of those reporting mistakes and above all to ensure non-punitive treatment of these events, but often the reliability of the system is compromised by stories of the past, or by inadequate communication of progress in the implementation of this new organizational culture.

So how do you create a reporting system with these features in an industry where the blame culture has ruled for years? So much depends on the implementation of a Just Culture within the organization and how senior executives take the treatment of these events. During the early stages of the SMS implementation they should be very clear of what is the commitment of the CEO and Manager of Safety against errors, and the best way to demonstrate this is through a document with clear positions on these two important policies: confidentiality and non-punitivity.

Another important item in the implementation of Just Culture within the organization is the responsibility to be assumed by senior management. Senior managers, especially those in the operational area, should be apostles of this Just Culture and must demonstrate their active role and fully support the changes required for this organizational change. To accomplish this they have to be real examples, because if the operational staff sees that the management is really committed and they show it on a day to day basis, this example will enable a rapid transition to the new cultural state.

Communication is also very important in this transition to cultural change. Because it is not just enough to create a safe and reliable reporting system, bearing information from the operational staff to senior management. It is also necessary to create channels of communication that allow information to flow from the management level to operational staff, and this goal can be achieved by creating a system of regular newsletters to keep everyone informed of progress and changes in safety policies within the organization.

Finally, to achieve effectiveness in this cultural change these policies should be integrated in the training program of Human Factors. Courses and workshops like CRM, SMS, CFIT and Accident Prevention are valuable moments in which to exchange information and experiences. We must also keep in mind that instruction can articulate standardized behavior changes in the operational staff, so this valuable tool should also integrate the SMS implementation process.

Achieving implementation of Just Culture is not an easy task, but it should be a priority in the implementation of all SMS. Only archiving proper implementation and cultural change our operational staff will be ready to report at all times, our system reliability will be improved and the data could be analyzed and processed. Only then our predictive and allow a drastic reduction of incidents and accidents within the organization.

Happy Flights!

Creando una Cultura Justa

Uno de los pilares principales de la Seguridad Operacional son los reportes de errores y peligros por parte del personal operativo. Sin estos reportes el sistema no puede avanzar hacia el objetivo de convertirse en predictivo, y sin esa predictividad la eficiencia del SMS no será la más óptima. Queda claro que cada operador debe diseñar un sistema de reportes seguro y eficiente, que mantenga la confidenciabilidad de quienes reportan los errores cometidos en el día a día, y sobre todo que asegure el tratamiento no punitivo de estos eventos, pero muchas veces la confiabilidad del sistema se ve comprometida por historias del pasado, o por una inadecuada comunicación de los avances en la implementación de esta nueva cultura organizacional.

Entonces, ¿cómo crear un sistema de reportes con estas características en una industria donde la cultura de la culpa ha gobernado por años? Pues mucho depende de la implementación de una Cultura Justa dentro de la organización y de como los altos mandos directivos asumen el tratamiento de estos eventos. Durante las primeras etapas de la implementación del SMS debe quedar muy en claro cual es el compromiso del CEO y del encargado de la Seguridad Operacional frente a los errores, y la mejor manera de demostrar esta posición es mediante un documento que plasme estas dos importantes políticas: confidenciabilidad y no punitividad.

Otro punto importante en la implementación de la Cultura Justa dentro de la organización es la responsabilidad que debe asumir la alta dirección. Los altos directivos, especialmente los del area operacional, deben ser apóstoles de la Cultura Justa y deben demostrar con su participación activa y apoyo incondicional los cambios requeridos para este cambio organizacional. Y como este también es un tema de cultura organizacional, para plasmarlo se necesita ejemplos claros, ya que si el personal operativo ve que ellos se encuentran realmente comprometidos y lo demuestran en el día a día, con su ejemplo permitirán una rápida transición a este nuevo estado cultural.

Tambien es de suma importancia en esta transición al cambio cultural la comunicación. Y es que no sólo basta con la creación de un sistema de reportes seguro y confiable que lleve la información desde la línea operativa a la alta direccion, sino que también es necesaria la creación de canales de comunicación que permitan que la información fluya de la alta dirección hacia el personal operativo, y esta meta se puede lograr creando un sistema de boletines regulares que mantengan a todos informados de los avances y cambios en materia de seguridad operacional dentro de la organización.

Finalmente para lograr efectividad en este cambio cultural se debe integrar estas políticas en los programas de instrucción de Factores Humanos, ya que los cursos y talleres de CRM, SMS, CFIT y PREVAC son momentos muy valiosos en los cuales se puede intercambiar información y experiencias. Debemos también tener en mente que mediante la instrucción se logra articular cambios en el comportamiento del personal operativo de forma estandarizada, por lo cual esta valiosa herramienta debe integrarse al proceso de implementación del SMS.

Lograr la implementación de la Cultura Justa no es una tarea fácil, pero debe ser una de las prioridades en la implementación de todo SMS. Solo con una adecuada implementación y cambio cultural lograremos que el personal operativo se encuentre dispuesto a reportar en todo momento, con lo cual la confiabilidad del sistema se verá mejorada y la información llegara para ser analizada y procesada. Sólo así nuestro sistema se volverá predictivo y permitirá una drástica reducción de incidentes y accidentes dentro de la organización.

¡Felices vuelos!

Multicultural Aviation

 

One of the biggest concerns in today's global aviation is, undoubtedly, the presence of multiculturalism on our flights. More and more opportunities are opened in faraway places, and as result, we find pilots and crews of all nationalities as part of major international airlines. A clear example are the airlines from the Middle East, where we found a variety often surprising.

 

The point is then how we can do to achieve these multiple cultures coexist without causing a threat to our operations. There have been few events where a crew has been involved in an accident or incident due to cultural differences, and this is because we often assume that in aviation we just need to follow our SOPs to understand each other.

 

Psychology tells us that the way we conduct our processes of perception, information processing and decision making are influenced by our cultural baggage. We may assume then that under certain circumstances this cultural base can play a role against safety because of the mental constructs of each individual, assumptions or conventions that are not shared by the other members of the crew.

 

This is where the Human Factors training should shine in every organization, allowing a balanced and uniform transition for each new member to the culture of the operator. This process can be done through CRM courses or workshops, but also could be enhanced with induction programs or processes that allow the candidate seamless adaptation to the mode of operation of the airline.

 

Once this initial stage is archieved, it should be complemented with an IOE instruction oriented to multiculturalism, which besides playing relevant flight technical aspects, should be aimed at the cultural integration of the candidate. Instructors should then be able to observe attitudes or behaviors that may lead to differences with other members of the crew, or that without creating a potential conflict, could jeopardize flight safety.

 

To achieve this seamless integration of cultures is then necessary to design a plan of action that will not only focus on proper integration to the line, but also take the time to establish guidelines and procedures for the coexistence of different cultures without affecting the operational safety level.

Happy Flights!

 

 

La Aviación Multicultural

Una de las mas grandes preocupaciones en la aviación globalizada de hoy es, sin duda, la multiculturalidad presente en nuestros vuelos. Cada vez se abren mas oportunidades en lugares lejanos y encontramos pilotos y tripulantes de todas las nacionalidades formando parte de grandes aerolíneas internacionales. Un claro ejemplo de ello son las aerolíneas del Medio Oriente, en donde encontramos una variedad muchas veces sorprendente.

 

El punto es entonces como hacer para que estas multiples culturas logren convivir sin causar una amenaza a nuestras operaciones. No han sido pocos los eventos en los cuales una tripulación se ha visto envuelta en un accidente o incidente debido a diferencias culturales, y esto se debe a que muchas veces suponemos que en aviación basta con seguir los SOPs para poder entendernos.

 

La psicología nos explica que la forma en que realizamos nuestros procesos de percepción, procesamiento de información y toma de deciciones estan influenciados por nuestra carga cultural. Es posible suponer entonces que bajo ciertas circunstancias esa base cultural pueda jugar un papel en contra de la seguridad, debido a las construcciones mentales propias de cada individuo, o a suposiciones o convenciones que no son compartidas por los demas miembros de la tripulación.

Es aqui donde el entrenamiento en Factores Humanos debe brillar en toda organización, permitiendo una transición equilibrada y uniforme de cada nuevo miembro a la cultura del operador. Este proceso puede hacerse por medio de cursos o talleres CRM, pero podria ser reforzado también con programas o procesos de inducción que permitan la adaptación sin problemas del candidato a la forma de operar de la aerolínea.

 

Una vez completada esta etapa inicial se debe complementar con una instrucción IOE orientada a la multiculturalidad, la cual ademas de tocar los aspectos tecnicos de vuelo pertinentes, debería de estar orientada a la integración cultural del candidato. Los instructores deben entonces tener la capacidad de observar actitudes o comportamientos que puedan generar diferencias con los demas miembros de la tripulación, o que sin crear un posible conflicto, pueda poner en riesgo la seguridad del vuelo.

Para lograr una integración total de culturas es entonces necesario diseñar un plan de acción que permita no solo una adecuada integracion a la línea, sino que cada organización debería tomarse el tiempo de crear lineamientos y procedimientos que permitan la convivencia de las diferentes culturas sin afectar el nivel de seguridad operacional.

¡Felices vuelos!

 

 

Fatigue... The silent enemy

Much emphasis has been doing in recent times on fatigue and its impact on safety, however I can say, unequivocally, that efforts to improve this latent condition in our operations has not been sufficient.

ICAO is finalizing details of its FMRs (Fatigue Risk Management System) whose implementation will be held by the signatory states, but I think the biggest responsibility for managing fatigue lies in each of us, operating personnel, and we must be aware of the real danger that this silent enemy is.

Before going further, let's remember what is fatigue, "Fatigue is a condition characterized by a growing discomfort with reduced capacity to work, reduced efficiency in meeting targets, loss of ability to respond to stimuli, and usually this accompanied by the sensation of tiredness and exhaustion. "

If we dig a little more on this definition we can conclude that fatigue directly affects our level of consciousness, and this reduction may mean that this person must be unable to maintain the level of surveillance necessary for air operations.

A moderate fatigue can mean a lower level of consciousness to Grade IV, in which the individual entered the stage of dreaming and, as a result of this, would be affected by an attenuation of the perceptual process. In this case some of the observed behaviors are: numbness, maladaptive attitudes, poor coordination and disorientation. Additionally alpha brain waves, which allow surveillance, will slow down and will be replaced by beta waves, that are present during sleep.

This condition can lead to a mismatch between the individual and their environment, and may generate a loss of situational awareness that could lead to an accident or incident, and therein lies the importance of effectively managing fatigue and mitigate the effects this may have on our operations.

The first step is usually given by regulations of each state, which should be the first line of defense against this danger. Secondly there must be crew scheduling policies adapted to the operational realities of each operator, and finally, on third place effective management of fatigue by the operational staff (pilots, cabin crew, mechanics, flight dispatchers, air traffic controllers) which must comply with statutory rest periods and improve their personal habits to afford adequate time and quality rest.

By changing our operational culture and paying attention to those conditions that could be causing increased workload, loss of rest quality, and significant changes in our circadian cycles, we can keep this silent enemy away from our operations and reduce the level of its threat.

Happy Flights!

PS: Here a publication of the FAA about this danger http://www.faa.gov/pilots/safety/pilotsafetybrochures/media/Fatigue_Aviation.pdf

Fatiga... El enemigo silencioso

Mucho énfasis se ha estado haciendo en los últimos tiempos sobre la fatiga y su impacto en la Seguridad Operacional, sin embargo puedo asegurar, sin temor a equivocarme, que los esfuerzos por mejorar esta condición latente en nuestras operaciones no has sido suficientes.

La OACI esta ultimando detalles de su FMRS (Fatigue Risk Management System) cuya implementación estará en manos de los estados firmantes, pero creo que la mas grande responsabilidad de gestionar la fatiga recae en cada uno de nosotros, personal operativo, que debemos estar conscientes del verdadero peligro que este enemigo silencioso representa.

Antes de seguir recordemos lo que es fatiga: "La fatiga es una condición caracterizada por una sensación de incomodidad creciente con reducción de la capacidad para trabajar, reducción de la eficiencia en cumplir metas, pérdida de la capacidad para responder a estímulos, y usualmente esta acompañada por la sensación de cansancio y agotamiento.”

Si profundizamos un poco mas en esta definición podemos concluir que la fatiga afecta directamente el nivel de conciencia de una persona, y esta reducción puede significar que esta sea incapaz de mantener el nivel de vigilancia necesario para las operaciones aéreas.

Una fatiga moderada puede significar una reducción del nivel de conciencia al Grado IV, con lo cual el individuo entrara en la etapa de ensoñación y, a consecuencia de esto, se vería afectado por una atenuación del proceso perceptivo. En este caso algunas de las conductas observadas serán: adormecimiento, actitudes desadaptadas, mala coordinación y desorientación. Adicionalmente las ondas cerebrales alfa, que permiten la vigilancia atenta, se harán cada vez mas lentas y darán paso a las ondas beta, presentes durante el sueño.

Esta condición puede llevar a una desadaptación del individuo con su entorno, y generar un a perdida de conciencia situacional que podría llevar a un accidente o incidente, y ahi reside la importancia de gestionar efectivamente la fatiga y mitigar los efectos que esta puede tener en nuestras operaciones.

La primera medida esta dada generalmente por las regulaciones de cada estado, las cuales deben ser la primera linea de defensa contra este peligro. En segundo lugar deben existir políticas de programación de tripulaciones adaptadas a la realidad operacional de cada operador, y finalmente, en tercer lugar, una gestión efectiva de la fatiga por parte del personal operativo (pilotos, tripulantes, mecánicos, despachadores, controladores arreos), los cuales deben respetar los periodos de descanso reglamentario y mejorar sus hábitos personales para permitirse un descanso de tiempo y calidad adecuados.

Solo cambiando nuestra cultura operacional y prestando atención a aquellas condiciones que podrían estar generando incremento de la carga laboral, perdida en la calidad de descanso, y cambios significativos en nuestros ciclos circadianos, podremos mantener a este silencioso enemigo lejos de nuestras operaciones y reducir el nivel de su amenza.

Felices vuelos!

P.D: Aquí una publicación de la FAA sobre este peligro: http://www.faa.gov/pilots/safety/pilotsafetybrochures/media/Span_Fatigue.pdf