Creating a Just Culture

One of the main pillars of safety are safety reports of errors and hazards from operational staff. Without these reports the system can not move towards the goal of becoming predictive, and without that predictivity SMS efficiency is not optimal. Clearly, each operator must design a safe and efficient reporting system, maintaining the confidentiality of those reporting mistakes and above all to ensure non-punitive treatment of these events, but often the reliability of the system is compromised by stories of the past, or by inadequate communication of progress in the implementation of this new organizational culture.

So how do you create a reporting system with these features in an industry where the blame culture has ruled for years? So much depends on the implementation of a Just Culture within the organization and how senior executives take the treatment of these events. During the early stages of the SMS implementation they should be very clear of what is the commitment of the CEO and Manager of Safety against errors, and the best way to demonstrate this is through a document with clear positions on these two important policies: confidentiality and non-punitivity.

Another important item in the implementation of Just Culture within the organization is the responsibility to be assumed by senior management. Senior managers, especially those in the operational area, should be apostles of this Just Culture and must demonstrate their active role and fully support the changes required for this organizational change. To accomplish this they have to be real examples, because if the operational staff sees that the management is really committed and they show it on a day to day basis, this example will enable a rapid transition to the new cultural state.

Communication is also very important in this transition to cultural change. Because it is not just enough to create a safe and reliable reporting system, bearing information from the operational staff to senior management. It is also necessary to create channels of communication that allow information to flow from the management level to operational staff, and this goal can be achieved by creating a system of regular newsletters to keep everyone informed of progress and changes in safety policies within the organization.

Finally, to achieve effectiveness in this cultural change these policies should be integrated in the training program of Human Factors. Courses and workshops like CRM, SMS, CFIT and Accident Prevention are valuable moments in which to exchange information and experiences. We must also keep in mind that instruction can articulate standardized behavior changes in the operational staff, so this valuable tool should also integrate the SMS implementation process.

Achieving implementation of Just Culture is not an easy task, but it should be a priority in the implementation of all SMS. Only archiving proper implementation and cultural change our operational staff will be ready to report at all times, our system reliability will be improved and the data could be analyzed and processed. Only then our predictive and allow a drastic reduction of incidents and accidents within the organization.

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Creando una Cultura Justa

Uno de los pilares principales de la Seguridad Operacional son los reportes de errores y peligros por parte del personal operativo. Sin estos reportes el sistema no puede avanzar hacia el objetivo de convertirse en predictivo, y sin esa predictividad la eficiencia del SMS no será la más óptima. Queda claro que cada operador debe diseñar un sistema de reportes seguro y eficiente, que mantenga la confidenciabilidad de quienes reportan los errores cometidos en el día a día, y sobre todo que asegure el tratamiento no punitivo de estos eventos, pero muchas veces la confiabilidad del sistema se ve comprometida por historias del pasado, o por una inadecuada comunicación de los avances en la implementación de esta nueva cultura organizacional.

Entonces, ¿cómo crear un sistema de reportes con estas características en una industria donde la cultura de la culpa ha gobernado por años? Pues mucho depende de la implementación de una Cultura Justa dentro de la organización y de como los altos mandos directivos asumen el tratamiento de estos eventos. Durante las primeras etapas de la implementación del SMS debe quedar muy en claro cual es el compromiso del CEO y del encargado de la Seguridad Operacional frente a los errores, y la mejor manera de demostrar esta posición es mediante un documento que plasme estas dos importantes políticas: confidenciabilidad y no punitividad.

Otro punto importante en la implementación de la Cultura Justa dentro de la organización es la responsabilidad que debe asumir la alta dirección. Los altos directivos, especialmente los del area operacional, deben ser apóstoles de la Cultura Justa y deben demostrar con su participación activa y apoyo incondicional los cambios requeridos para este cambio organizacional. Y como este también es un tema de cultura organizacional, para plasmarlo se necesita ejemplos claros, ya que si el personal operativo ve que ellos se encuentran realmente comprometidos y lo demuestran en el día a día, con su ejemplo permitirán una rápida transición a este nuevo estado cultural.

Tambien es de suma importancia en esta transición al cambio cultural la comunicación. Y es que no sólo basta con la creación de un sistema de reportes seguro y confiable que lleve la información desde la línea operativa a la alta direccion, sino que también es necesaria la creación de canales de comunicación que permitan que la información fluya de la alta dirección hacia el personal operativo, y esta meta se puede lograr creando un sistema de boletines regulares que mantengan a todos informados de los avances y cambios en materia de seguridad operacional dentro de la organización.

Finalmente para lograr efectividad en este cambio cultural se debe integrar estas políticas en los programas de instrucción de Factores Humanos, ya que los cursos y talleres de CRM, SMS, CFIT y PREVAC son momentos muy valiosos en los cuales se puede intercambiar información y experiencias. Debemos también tener en mente que mediante la instrucción se logra articular cambios en el comportamiento del personal operativo de forma estandarizada, por lo cual esta valiosa herramienta debe integrarse al proceso de implementación del SMS.

Lograr la implementación de la Cultura Justa no es una tarea fácil, pero debe ser una de las prioridades en la implementación de todo SMS. Solo con una adecuada implementación y cambio cultural lograremos que el personal operativo se encuentre dispuesto a reportar en todo momento, con lo cual la confiabilidad del sistema se verá mejorada y la información llegara para ser analizada y procesada. Sólo así nuestro sistema se volverá predictivo y permitirá una drástica reducción de incidentes y accidentes dentro de la organización.

¡Felices vuelos!